Lunes
Da el primer paso
«Todos piensan en cambiar el mundo,
pero nadie piensa en cambiarse a sí mismo.»
ALEXEI TOLSTOI
Quería empezar este libro con una frase del tipo «bienvenido a una semana que te cambiará la vida». Sí, ya sé, suena a frase de charlatán de feria, y por eso me lo pensé mucho antes de incluirla. Pero créeme, la productividad personal de verdad puede cambiar tu vida. De hecho, ha mejorado la vida de muchas personas, decenas de miles en realidad —incluida la mía propia—, y también te la puede cambiar a ti, si estás dispuesto ello.
Tengo poco tiempo para mostrarte lo que quiero enseñarte. Mi editora no me deja emplear más de siete días, así que vamos al grano.
Qué es la productividad personal
Lo primero es dejar claro qué es y qué no es la productividad personal. No estoy seguro de qué te viene a la cabeza al oír la palabra «productividad» por primera vez, pero si eres igual que yo, es probable que sea algo así como «trabajar muchas horas, cuantas más, mejor».
Pues aquí viene la primera sorpresa del día: la productividad personal no tiene nada que ver con gestionar el tiempo, ni con las tareas que realizas en la oficina —al menos no sólo eso—, ni tampoco con tener que terminar las cosas lo más rápidamente posible. Se trata de algo mucho más sencillo: organizarte de tal manera que puedas alcanzar tus metas a corto, medio y largo plazo, fácilmente y sin estrés.
Fíjate en las palabras clave de esta pequeña definición: «organizarte», «alcanzar tus metas» y «sin estrés». Son el meollo de todo el asunto. Como verás a partir de mañana, todas las técnicas que aprenderemos a usar en este libro irán enfocadas a conseguir estos tres objetivos. Grábatelo en la cabeza, porque son la razón de ser de todo lo que vas a poner en práctica a partir de ahora.
Por qué debes ser más productivo
Hace muchos años, en la época de tus padres y abuelos, la vida era muy distinta a la de hoy. La televisión era un lujo, no existían teléfonos móviles, ordenadores personales ni, mucho menos, algo que se pareciera a internet. A nivel económico había muchísima menos competencia entre las empresas y, como consecuencia, los trabajos evolucionaban mucho más despacio que ahora. De hecho, nuestros abuelos podían pasarse lustros desarrollando básicamente el mismo trabajo, hasta que se jubilaban a los 65 años. En la esfera privada sólo se aspiraba a tener una familia, salir de vacaciones una vez al año y, en general, vivir una vida lo más tranquila posible.
En un entorno tan «simple», las técnicas clásicas de gestión de tiempo eran más que suficientes para mantener el control de nuestra vida. Un calendario y un lápiz era todo lo que se necesitaba. Pero con la llegada de las economías abiertas e internet, las cosas cambiaron de manera radical. La mayoría de nosotros somos hoy lo que Peter Drucker denominó trabajadores del conocimiento. Es decir, nuestro trabajo y obligaciones ya no están definidos, salvo a muy grandes rasgos, y somos nosotros los que tenemos que definirlos sobre la marcha, día a día. En esencia, trabajamos en un entorno laboral, social y económico en constante cambio y, a nivel personal, tenemos muchas más ambiciones que hace 50 años.
Este nuevo paradigma no tendría por qué ser malo en sí mismo; de hecho no lo es en absoluto, proporcionando muchas y diversas formas de crecimiento a personas y empresas. El problema radica en que la mayoría de nosotros seguimos empeñados en salir adelante intentando gestionar nuestro tiempo, y no nos damos cuenta de que el tiempo ya no nos pertenece como antes, ni tampoco se puede gestionar. Las consecuencias de ignorar esto las vivimos todos los días, a todas horas:
• Planes de trabajo que nunca parecen cumplirse.
• Jornadas laborales de 10 horas o más.
• Frustración por no poder acometer proyectos personales.
• Incumplimiento de fechas límite.
• Poco tiempo para estar con la familia y los amigos.
• Estrés por la cantidad de compromisos ineludibles.
Lo peor es que, a estas alturas, seguro que ya estarás totalmente convencido de que es inevitable que estas cosas sucedan, que de hecho todo eso forma parte del estilo de vida moderno. Bueno, pues ahí te va la segunda sorpresa de hoy: esta forma de vida no es normal, y puede evitarse… ¡si dejas de intentar gestionar el tiempo!
Estarás pensando: «Muy bien, entiendo. Pero entonces, si no puedo gestionar el tiempo, ¿qué tengo que hacer?». Muy sencillo: mejorar tu productividad personal. O lo que es lo mismo, aprender a gestionarte a ti mismo.
Cómo puedes conseguirlo
En un entorno en el que constantemente somos interrumpidos, en el que las prioridades cambian a cada minuto y se espera que aportemos soluciones creativas a los nuevos problemas, lo importante ya no es planear nuestras actividades al minuto. Tenemos que aprender a tomar la mejor decisión posible sobre lo siguiente que vamos a hacer, de acuerdo con las circunstancias de cada momento. De nada nos sirve planear una visita a un cliente el próximo martes a las 10 de la mañana, si el lunes por la tarde nuestro jefe nos convoca a una reunión de revisión de resultados que durará toda la mañana.
La clave, como ya estarás imaginando, reside en ser flexible ante los cambios. Intentar utilizar un método de gestión de tiempo para manejar nuestras responsabilidades es como intentar tomar un plato de sopa con un tenedor. La gestión de tiempo simplemente no es la herramienta adecuada, al menos no para alguien cuya realidad laboral y personal es susceptible de cambiar rápidamente y sin previo aviso.
En este libro te enseñaré un método de productividad personal que te ayudará precisamente a eso: trabajar con flexibilidad y tomar las mejores decisiones posibles en cada momento, de acuerdo con tus circunstancias personales y el entorno en que te mueves. El objetivo final es que empieces a ver avances en los aspectos importantes de tu vida, tanto en el ámbito laboral como en el personal, sin tener que renunciar a las cosas buenas de la vida.
Ahora bien, no te quiero engañar, la productividad personal no llega gratis. Si bien, como verás muy pronto, muchas de las cosas que aprenderás parecen de sentido común, ponerlas en práctica generalmente no resulta tan sencillo. Y no es porque los conceptos sean difíciles de entender, o porque requieran herramientas caras o complicadas de utilizar. La triste realidad es que la mayoría de las personas fracasan por una simple razón: falta de compromiso y constancia.
Poner en práctica un método de productividad personal requiere desarrollar hábitos nuevos. Y como otras tantas cosas en la vida, conocer la teoría no es suficiente para tener éxito —si fuera así, todo el mundo conseguiría sus metas y viviría sin estrés simplemente leyendo libros de autoayuda—. Además del conocimiento, es necesario que estés dispuesto a cambiar, a mantenerte firme a lo largo del tiempo, en especial durante las primeras semanas de práctica.
Si realmente no estás convencido de la importancia de mejorar tu productividad personal, la verdad es que no importa cuánto lo intentes: nunca conseguirás todos los beneficios de este método. Tómatelo en serio, comprométete contigo mismo, haz un esfuerzo consciente por cambiar tu forma de hacer las cosas, y te aseguro que los resultados no se harán esperar.
Cuál es el método que aprenderás
Las técnicas y herramientas que te propongo aprender a lo largo de esta semana están basadas en GTD —acrónimo de la expresión en inglés Getting Things Done, «hacer las cosas»—, u n método de organización personal sin estrés ideado por David Allen hace ya más de una década, y que en la actualidad practican decenas de miles de personas en todo el mundo. Todo ello aderezado con muchas ideas y trucos que he ido aprendiendo con los años de práctica.
La razón por la que elegí este método es que su eficacia está sobradamente comprobada, ha superado la prueba de los años. Yo mismo lo practico de forma constante desde hace más de un lustro y, como muchas otras personas, puedo decir que tengo el control de mi día a día, alcanzo casi todas las metas que me propongo y llevo una vida sin estrés, llena de actividades gratificantes. Es decir, puedo decir de primera mano que funciona, y funciona muy bien.
¿En qué consiste exactamente? Bueno, lo veremos con gran detalle a lo largo de la semana. Por el momento, bastará con darte una idea general para que te resulte más fácil centrarte y puedas poner las cosas en contexto. Básicamente se trata de un ciclo de trabajo muy sencillo, compuesto de cinco actividades principales:
1. Recopilar los compromisos, las ideas y cualquier cosa que pueda resultar interesante, ahora o en el futuro. La idea es crear un sistema de recopilación que sea confiable, fuera de nuestra cabeza. Sólo así podremos concentrarnos en las tareas que tengamos entre manos, sin la presión de tener que recordar las cosas después.
2. Procesar lo recopilado. Generalmente, la manera en que anotamos las cosas no suele ser la mejor para incitarnos a la acción. Necesitamos analizar con calma el significado de todo lo que recopilamos, y decidir si es algo que se debe desechar, posponer, delegar, archivar o hacer. Si se trata de hacer, ya sea ahora o más adelante, nosotros mismos u otra persona, tenemos que traducirlo en un resultado o una acción física, que podamos llevar a cabo casi como si fuéramos autómatas, sin necesidad de volver a pensar en su significado.
